Organizace a tým

Více firem na jednom účtu, přizvání kolegů, role.

Jeden uživatel, víc organizací

Codeespay umí mít pod jedním účtem víc firem (organizací) — užitečné pro:

Účetní, kteří fakturují více klientům
Podnikatele s víc firmami (s.r.o. + OSVČ)
Sdílení s týmem (kolega vidí jen tu konkrétní organizaci)

Aktivní organizaci přepneš v OrgSwitcher v hlavičce — dropdown vedle e-mailu zobrazuje aktuální org a všechny, jejichž jsi členem.

Vytvoření další organizace

Nastavení → Moje organizace → sekce „Vytvořit novou organizaci". Vyplníš firemní údaje a potvrdíš. Automaticky se staneš ADMINem nové organizace a přepne se na ni jako aktivní.

Faktury, kontakty, statistiky — všechno je striktně oddělené per organizace. Když jsi v organizaci A, nevidíš data organizace B (a naopak).

Role v organizaci

Každý člen má roli:

ADMIN — vidí + edituje vše. Spravuje organizaci, členy, bankovní účty, číselné řady.
ÚČETNÍ (ACCOUNTANT) — vidí + edituje faktury a kontakty, ale ne nastavení organizace ani členy. Pro externího účetního.
UŽIVATEL (USER) — jen čte. Pro asistenty nebo náhled bez editace.

Každý uživatel může mít v různých organizacích různé role. Např. ve své firmě jsi ADMIN, u klienta jsi ACCOUNTANT.

Přizvání kolegy

Otevři Nastavení → Členové organizace (jen pro ADMINa). V sekci „Pozvat člena":

Vyplň e-mail kolegy a vyber roli.
Klikni „Odeslat pozvánku" — dorazí mu e-mail s odkazem.
Kolega přes odkaz buď vytvoří účet a nastaví si heslo (nový uživatel), nebo pozvánku přijme po přihlášení (pokud už účet má).

Odkaz platí 72 hodin a je jednorázový. Dokud kolega pozvánku nepřijme, nemá k firmě žádný přístup. V sekci „Čekající pozvánky" můžeš pozvánku poslat znovu nebo zrušit. Při prvním přihlášení po kolegovi systém vynutí nastavení 2FA.

E-mail notifikace (vlastní texty)

V Nastavení → E-mail notifikace si můžeš přepsat předmět a text e-mailů, které posíláme klientům — faktura, objednávka a pozvánka člena. V textu použiješ proměnné ve složených závorkách (např. {cislo}, {castka}, {splatnost}), které se při odeslání nahradí skutečnými hodnotami.

Logo, tlačítka, přílohu (PDF) a patičku doplní systém automaticky. Při odeslání faktury/objednávky se navíc ukáže náhled e-mailu (komu, předmět, tělo), kde to jde ještě před odesláním upravit. Bezpečnostní e-maily (ověření, reset hesla…) jsou systémové a needitují se. Upravovat může jen administrátor.

Změna role nebo odebrání

V seznamu členů můžeš každému (kromě sebe) přepnout roli nebo ho odebrat. Pojistky:

Nelze odebrat posledního ADMINa — organizace by zůstala bez správce.
Nelze ze sebe sundat ADMIN, pokud jsi jediný ADMIN. Nejdřív někoho povýš.
Nelze odebrat sám sebe. Pro „odejít z organizace" je tlačítko „Opustit" v Moje organizace.

Přepínání mezi organizacemi

V hlavičce klikni na název organizace → zobrazí se dropdown s ostatními. Klik = přepnutí. Aktualizují se všechna data ve všech stránkách (kontakty, faktury, statistiky).

Pokud má kolega víc organizací a vidí ti pak jiná data, než očekává, zkontroluj v hlavičce, kterou má aktivní.

Opuštění organizace

V Moje organizace klikni u příslušné organizace na „Opustit". Tvoje členství zanikne, organizace existuje dál (s ostatními členy).

Pokud jsi byl jediný ADMIN, akce selže — buď nejdřív někoho povýš na ADMIN, nebo organizaci smaž (zatím přes podporu).

Faktury napříč organizacemi

Faktury, kontakty, štítky — všechno žije jen v jedné organizaci. Při přepnutí se ti ukáže jiný set dat. Žádné přesunování faktur mezi organizacemi není (záměrně — účetní oddělení je striktně oddělené).

Pokud potřebuješ vyfakturovat tutéž věc z víc firem (např. máš s.r.o. i OSVČ a fakturuješ podle situace), přepneš org v hlavičce a tam vystavíš.