Faktury

Stavová mašinerie

Každá faktura prochází stavy:

• Koncept (DRAFT) — máš ji rozpracovanou, nemá přidělené číslo. Můžeš libovolně upravovat, smazat, duplikovat.
• Vystavená (SENT) — má přidělené číslo z číselné řady. Přestává se dát editovat, jen status.
• Zaplacená (PAID) — kompletně zaplacená.
• Částečně zaplacená (PARTIALLY_PAID) — došla část úhrady.
• Po splatnosti (OVERDUE) — nezaplacená, dueAt < dnes.
• Stornovaná (CANCELLED) — formální zrušení (např. chybou). Nezahrnuje se do statistik.

Stavy se mění buď ručně (tlačítka „Vystavit", „Označit jako zaplacenou"), nebo automaticky cronem (po splatnosti).

Načtení odběratele z ARES

Při zadání odběratele ručně (ne z adresáře) můžeš buď vyplnit IČO a kliknout „Načíst z ARES", nebo začít psát název a vybrat z napovězených subjektů — doplní se název, adresa a DIČ. Funguje pro firmy i OSVČ (fyzické osoby podnikající).

Když zaškrtneš „Uložit tuto protistranu do kontaktů", při uložení faktury se odběratel rovnou založí do Kontaktů a faktura se na něj naváže. Pokud kontakt se stejným IČO už existuje, použije se ten (nevytváří se duplicita). Totéž platí u objednávek.

Vystavení faktury

Faktury → Nová faktura. Formulář má dvě části:

Hlavička

• Typ dokladu — faktura, proforma, daňový doklad, dobropis nebo nabídka. Detail viz Další typy dokladů.
• Odběratel — vyber z autocomplete (ze tvých kontaktů). Můžeš zadat i jednorázového klienta inline (jméno, IČO, adresa) bez založení kontaktu.
• Datum vystavení / DUZP / splatnost — DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) je obvykle stejné jako vystavení. Splatnost = vystavení + 14 dní (default).
• Měna — CZK / EUR / USD / GBP. U cizí měny se doplní ČNB kurz a uloží do faktury (i když ČNB pak kurz změní).
• Bankovní účet — předvyplněný výchozí, ale přepínat můžeš.

Položky

• Klikneš „Přidat položku", vyplníš název, množství, jednotku, cenu za jednotku bez DPH a sazbu DPH.
• Sazby: 21 % (základní), 12 % (snížená — potraviny, doprava, kultura, ubytování), 0 % (vývoz mimo EU, neplátce DPH).
• Sleva v % — slevu lze dát na jednotlivou položku.
• Popis — volitelný delší text pod názvem (např. specifikace).

Mezisoučty, DPH a celkem se počítají v reálném čase. Haléřové vyrovnání (zaokrouhlení v CZK na celé Kč) se aktivuje volbou „Zaokrouhlit na celé Kč" a rozdíl se přidá jako samostatná řádek-rozdíl, ne se rozplývá do položek.

QR platba

Při způsobu platby Bankovní převod se na PDF a ve webfaktuře vykreslí QR kód v českém formátu SPAYD 1.0. Klient ho naskenuje bankovní appkou (KB, Air, ČSOB, Fio…) a všechny údaje (IBAN, částka, VS, KS, zpráva) se předvyplní.

QR vyžaduje IBAN. Pokud na bankovním účtu IBAN nemáš zadaný a zadáš jen číslo účtu, IBAN se dopočítá automaticky pro české účty (mod 97).

Vypnutí QR per faktura

Při vystavení (i editaci konceptu) je v sekci poznámek toggle „QR kód pro platbu (SPAYD)". Defaultně zapnutý. Vypni ho, když:

• Klient platí jinou cestou (hotově, kartou, složenkou) a QR by ho jen mátlo.
• Posíláš fakturu do zahraničí, kde SPAYD neznají (ČR / SK).
• Tiskneš fakturu na malý formát a chceš ušetřit místo.

Volba se uloží na fakturu a respektuje se v PDF i ve webfaktuře. Můžeš ji změnit kdykoli, dokud je faktura v konceptu.

Stažení PDF

Tlačítko PDF v detailu faktury otevře (nebo stáhne) generovaný PDF dokument. Layout obsahuje:

• Hlavička s typem dokladu („Faktura", „Zálohová faktura"…)
• Bloky dodavatel a odběratel s IČO/DIČ a adresou
• Tabulka položek s mezisoučty per položka
• DPH rekapitulace po sazbách
• Souhrn (bez DPH / DPH / haléřové vyrovnání / celkem)
• Platební údaje (číslo účtu, IBAN, VS, KS, splatnost)
• QR kód pro platbu
• Volitelně poznámky z hlavičky a patičky

Jazyk PDF respektuje pole language faktury (CS / EN). Anglickou verzi pošleš zahraničním klientům.

Už při vytváření / úpravě faktury najdeš tlačítko „Náhled PDF". Otevře v okně přesně ten dokument, který se vygeneruje — z aktuálně vyplněných dat, bez uložení. Číslo se zobrazí jako „NÁHLED" (skutečné se přidělí až při vystavení). Hodí se ke kontrole vzhledu a údajů předtím, než koncept uložíš.

Odeslání e-mailem

Z detailu faktury klikni „Odeslat e-mailem". Pokud má odběratel vyplněný e-mail, dorazí mu zpráva s PDF přílohou a odkazem na webfakturu. Po odeslání:

• Faktura má status SENT.
• V Aktivitě se zaznamenalo, kdy a komu odešla.
• Když si klient e-mail otevře, dorazí ti notifikace „Klient otevřel fakturu" (přes neviditelný tracking pixel).

Webfaktura — odkaz pro klienta

Každá vystavená faktura má unikátní webový odkaz (/invoice/[token]), který klient otevře bez přihlášení. Vidí:

• Hlavičku s tvým logem a firemními údaji
• Položky a souhrn DPH
• Platební údaje včetně QR kódu
• Tlačítko „Stáhnout PDF"
• Případné přílohy

Pokud chceš webfakturu chránit heslem (citlivé dokumenty), v detailu nastav heslo pro webfakturu. Klient si ho na první otevření zadá; cookie pak drží 24 hodin.

ISDOC export

Tlačítko ISDOC stáhne XML v národním standardu ISDOC 6.0.2. Účetní programy (iDoklad, Pohoda, Money…) ho umí naimportovat — ušetří klientovi přepisování.

Export do CSV

Nad seznamem vydaných faktur je tlačítko Export CSV. Stáhne přesně to, co máš na seznamu — respektuje aktivní záložku i všechny filtry (hledání, stav, období, částka). Soubor je oddělený středníkem a otevře se rovnou v českém Excelu (číslo, typ, stav, odběratel, IČO/DIČ, datumy, měna, základ, DPH, celkem, zaplaceno, VS). Souhrn nad seznamem se navíc počítá zvlášť po měnách, takže se ti CZK a EUR nikdy nesečtou dohromady.

Označení jako zaplacené

Když ti přijde platba na účet, na detailu faktury klikni „Označit jako zaplacenou". Faktura získá status PAID a datum úhrady = dnes.

Pro částečnou úhradu přepíšeš pole „zaplaceno" ručně (např. 5000 z celkových 10000). Status se přepne na PARTIALLY_PAID a v UI se ukáže „Zbývá doplatit 5000".

Stornování

Faktura, která se vystavila omylem (chybný klient, špatná položka), se stornuje tlačítkem „Stornovat". Status přejde na CANCELLED, faktura zůstane v evidenci pro audit, ale do statistik se nezapočítává.

Místo storna lze vystavit dobropis — formálně správnější u faktur, které už šly klientovi. Detail viz Další typy dokladů.

Přílohy

Ke každé faktuře (DRAFT i vystavená) můžeš nahrát soubory — smlouvu, předávací protokol, fotky. Limity:

• 10 MB per soubor
• 25 MB celkem na fakturu
• Formáty: PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX

Při odeslání e-mailem se přílohy připojí, pokud celkový součet (PDF + přílohy) je pod 10 MB. Jinak klient dostane jen odkaz na webfakturu, kde si je stáhne.

Duplikování faktury

Tlačítko „Duplikovat" zkopíruje fakturu jako nový DRAFT s novými daty (vystavení = dnes, splatnost = dnes + 14). Užitečné pro opakované klienty s podobnou strukturou položek.

Pro pravidelné opakované faktury (každý měsíc tytéž položky) ale použij rovnou Automatizaci — vystavují se samy.

Nákladové faktury (evidence nákladů)

V sekci Faktury přepneš nahoře na „Nákladové faktury" (/invoices/expenses) — evidence všech nákladů a přijatých faktur. U každého dokladu zadáš dodavatele, kategorii, datumy (vystavení, DUZP, splatnost), základ + DPH a stav úhrady. K dokladu můžeš nahrát přílohu (PDF/scan/foto/ISDOC). Kliknutím na název přílohy se soubor otevře v novém okně. Když doklad zakládáš importem z ISDOC nebo vytěžením přes AI, zdrojový soubor se k němu připne automaticky.

Při zakládání nákladu můžeš nahoře kliknout na „Nahrát ISDOC" a vybrat elektronickou fakturu (.isdoc, .isdocx i .xml — archiv .isdocx aplikace sama rozbalí). Z dokladu se předvyplní číslo dokladu, číslo objednávky, variabilní symbol, datumy, základ + DPH a měna. Když doklad uvádí jen celkovou částku, aplikace z ní základ dopočítá, ať částku vždy vidíš. Údaje pak jen zkontroluješ a uložíš.

Dodavatele aplikace spáruje podle IČO (nebo názvu) s tvými kontakty:

• Nalezen → rovnou se vybere do dokladu.
• Existuje jako jiný typ (např. ho máš jen jako odběratele) → nabídne se „Nastavit jako dodavatele"; kontakt se povýší na odběratele i dodavatele a doplní chybějící údaje z dokladu — místo zakládání duplicitního kontaktu.
• Není v kontaktech → nabídne se „Přidat do kontaktů"; založí dodavatele i s adresou a bankovním účtem (číslo/IBAN z dokladu — ať víš, kam platit) a hned ho vybere.
• Vadné IČO v dokladu (chybný kontrolní součet) se nepoužije a aplikace na to upozorní.

Když už máš v evidenci doklad se stejným variabilním symbolem nebo číslem od stejného dodavatele, import tě upozorní na možný duplikát (s odkazem na původní doklad).

Nemáš ISDOC? Použij „Vytěžit z PDF / fotky" — nahraj PDF nebo fotku dokladu a AI z něj přečte údaje (dodavatel, částky, datumy, VS, číslo objednávky) a předvyplní formulář stejně jako ISDOC. Zvládne české i anglické doklady a cizí měnu (EUR, USD…). Jako dodavatele bere tu druhou firmu na dokladu (ne vaši — tu zná jako odběratele). Vždy si vytěžené hodnoty zkontroluj. Funkce vyžaduje nastavený klíč ANTHROPIC_API_KEY a má drobný náklad za doklad.

Cizí měna a přepočet na CZK. Když je doklad v jiné měně než CZK, ve formuláři se objeví pole „Kurz (na CZK)" — zadáš kurz a hned vidíš orientační přepočet celkové částky. Na detailu se pak u částky ukáže ≈ … CZK. Souhrnné dlaždice (Náklady celkem, Nezaplaceno) se počítají zvlášť po měnách nad všemi doklady, takže se ti různé měny nikdy nesečtou do jednoho nesprávného čísla.

Máš víc dokladů najednou? Na seznamu nákladových faktur je tlačítko „Import dokladů" — vyber jeden nebo víc souborů (PDF/foto/ISDOC), aplikace každý sama pozná a vytěží a založí je do seznamu ve stavu „ke schválení". Zdrojový soubor se připne a dodavatel se vyřeší automaticky (spáruje se s kontaktem, povýší kontakt jiného typu, nebo se založí nový — stejně jako u vytěžení jednoho dokladu, jen bez doptávání). Doklady pak projdeš a tlačítkem Schválit (v seznamu i na detailu) potvrdíš. Počet čekajících vidíš v dlaždici „Ke schválení". Průběh importu vidíš rovnou — tlačítko ukazuje spinner a v seznamu naskočí řádky se stavem „Zpracovávám…", které se změní na hotový doklad, nebo zůstanou červené s chybou, když se něco nepovede.

Filtrování a hledání. Nad seznamem jsou záložky Vše / Nezaplacené / Zaplacené / Ke schválení / Koš (u každé vidíš počet), pole pro hledání (dodavatel, číslo dokladu, variabilní symbol, popis), filtr podle kategorie a období vystavení a řazení (vystavení, splatnost, částka, dodavatel). Delší seznam je stránkovaný po 50 dokladech.

Hromadné schválení. Máš víc dokladů čekajících na schválení (typicky po importu)? U každého takového řádku je zaškrtávátko — vyber je (nebo „vybrat vše" v hlavičce) a nahoře se objeví tlačítko „Schválit vybrané", které je schválí všechny naráz.

Export do CSV. Tlačítko „Export CSV" v hlavičce stáhne náklady podle aktuální záložky a filtrů — středníkem oddělený soubor, který se rovnou otevře v českém Excelu.

Schválené náklady se automaticky promítnou do statistik (zisk = výnosy − náklady) i do orientačního daňového výpočtu. Doklad ve stavu „ke schválení" (typicky čerstvě naimportovaný) se do zisku ani daně nepočítá, dokud ho neschválíš — díky tomu ti nepotvrzené doklady nezkreslují čísla. Vytvářet a editovat může administrátor a účetní, ostatní vidí jen pro čtení.

Smazání

• DRAFT jde smazat trvale (číslo nebylo přiděleno, nemá co poškodit).
• Vystavená faktura jde smazat jen „měkce" (deletedAt). V seznamu se přepneš na záložku Smazané a kliknutím na „Obnovit" ji vrátíš.