CodeespayDokumentace

Další typy dokladů

Proforma, daňový doklad, dobropis, nabídka — kdy co a jak na to.

Faktura (INVOICE)

„Klasická" faktura. Vystaví se po dodání zboží nebo služby, klient ji platí. To je 90 % případů. Detail viz Faktury.

Zálohová faktura (PROFORMA)

Proforma = výzva k platbě před dodáním. Není to daňový doklad pro DPH — sloužím jen k tomu, aby klient věděl, kolik a kam má poslat.

Použití:

  • Větší zakázka, kde chceš platbu předem nebo její část.
  • Nový klient, u kterého nechceš riskovat nezaplacení.
  • Zboží, které si bere klient na objednávku.

V Faktury → Nová faktura vyber typ Zálohová faktura. Vystaví se s prefixem PRF- a vlastní číselnou řadou. Po platbě má status PAID jako běžná faktura.

Daňový doklad k záloze (TAX_DOCUMENT)

Když je proforma zaplacená, vzniká povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě — ten teprve zakládá nárok klienta na odpočet DPH (a tobě vzniká povinnost DPH odvést).

Postup:

  1. Otevři detail zaplacené proformy.
  2. Klikni „Vystavit daňový doklad".
  3. Daňový doklad vznikne automaticky se stejnými položkami, prefixem DDP- a vazbou zpět na proformu (parentInvoiceId).
Daňový doklad se nesmí vystavit dvakrát ke stejné proformě. Systém to hlídá — tlačítko zmizí, jakmile DDP existuje.

Dobropis (CREDIT_NOTE)

Dobropis = oprava chybně vystavené faktury. V Česku se dobropisem neformálně řeší vrácení části nebo celé částky (např. reklamace, omyl, sleva po fakturaci).

Z detailu vystavené faktury klikni „Vystavit dobropis":

  • Plný dobropis — zkopíruje původní položky se zápornými hodnotami, originál se přepne na CANCELLED. Zákazníkovi vracíš celou částku.
  • Částečný dobropis — vyplníš ručně, kolik položek a v jaké výši se má vrátit. Originál zůstává v platnosti.

Dobropis má prefix OPR- a vlastní číselnou řadu. V detailu vidíš křížový odkaz „Vztaženo k: původní faktura".

Nabídka (QUOTE)

Nabídka = cenová kalkulace pro klienta před objednávkou. Není to účetní doklad, neúčtuje DPH, neeviduje se ve statistikách obratu.

Postup:

  1. Vystavíš nabídku (typ Cenová nabídka, prefix NAB-).
  2. Můžeš nastavit platnost (do kdy nabídka platí — po datu se automaticky stornuje).
  3. Klient dostane unikátní odkaz /quote/[token] a přímo na něm tlačítkem Přijmout / Odmítnout potvrdí.
  4. Po přijetí ji jedním kliknutím „Převést na fakturu" nebo „Převést na proformu". Nabídka se uzamkne, vznikne navazující doklad.
Tip: nabídku použij i interně jako kalkulaci, kterou probíráš s klientem mailem nebo telefonicky. Číslo a evidenci máš, ale nezatěžuje to účetnictví, dokud klient nepřijme.

Přehled v listu faktur

V Faktury jsou tři záložky:

  • Faktury — INVOICE + PROFORMA + TAX_DOCUMENT + CREDIT_NOTE (vše, co účtuje DPH)
  • Nabídky — jen QUOTE
  • Koncepty — jen DRAFT (nepřidělené číslo)