Automatizace

Opakovaná fakturace — kdy to dává smysl

Pokud klientovi pravidelně fakturuješ stejné nebo podobné položky (měsíční paušál, předplatné, pronájem, údržba), nastav opakovanou fakturu a nemusíš na to každý měsíc myslet.

Cron běží každé ráno (06:00 SEČ) a všechny šablony, které mají naplánovaný další běh na dnešek nebo dříve, automaticky vystaví. Faktura dostane číslo z běžné číselné řady, status SENT a (volitelně) odejde klientovi na e-mail.

Vytvoření šablony

Automatizace → Nová šablona. Formulář má pět sekcí:

1. Základ

• Název šablony — interní jméno pro tvou orientaci („Hosting Klient X — měsíční").
• Odběratel — vyber z kontaktů.

2. Plán vystavení

• Frekvence — týdně / měsíčně / čtvrtletně / ročně.
• Den v měsíci — kdy se má vystavit. Pro týdenní frekvenci se ignoruje (běží každých 7 dní).
• Čas vystavení — vedle pole „Začíná" je malé pole pro čas (default 06:00). Faktura se vystaví v tento čas ve středoevropském časovém pásmu (Praha). Při daily cronu v 06:00 dává smysl mít tu hodnotu kolem 06:00 — jinak se vystavení posune na další den (cron běží jen jednou denně).
• Posun fakturovaného období — jestli proměnné jako {{obdobi_mesic}} ukazují předchozí (default), aktuální nebo příští období. Předchozí je nejčastější: vystavíš 1. 6. fakturu „za květen".
• Začátek — datum prvního vystavení.
• Konec — kdy se má šablona automaticky deaktivovat (volitelné — pro smlouvy s expirací).
• Splatnost (dní) — typicky 14.

3. Položky

Stejně jako u běžné faktury (název, množství, cena, DPH). Název a popis každé položky mohou obsahovat šablonové proměnné — vedle textového pole je ikonka 🏷️, klik otevře dropdown se všemi proměnnými a vloží zvolenou na pozici kurzoru. Hodí se třeba pro „Měsíční paušál — {{obdobi_mesic_2}} {{obdobi_rok}}", které se potom v každé vystavené faktuře přerenderuje na „Měsíční paušál — Května 2025" a další měsíc na „Června 2025".

4. Platba

Měna, způsob platby (bankovní převod / hotově / kartou) a bankovní účet.

5. Poznámky a e-mail

Záhlaví a patička faktury (text vysazený nad/pod položkami) + předmět a tělo automatického e-mailu. Všechno podporuje šablonové proměnné.

Šablonové proměnné

Místa, kde můžeš mít proměnné (uvozené dvojitými složenými závorkami):

• Záhlaví / patička faktury
• Název a popis každé položky
• Předmět a tělo automatického e-mailu

V editoru kdykoli klikni „+ Vložit proměnnou" a vybereš ze seznamu. Příklady toho, co je k dispozici:

Datum vystavení

• {{datum}} → 1. 6. 2025
• {{rok}} → 2025
• {{mesic_nazev}} → Červen
• {{ctvrtleti}} → Q2

Fakturované období

• {{obdobi_od}} → 1. 5. 2025
• {{obdobi_do}} → 31. 5. 2025
• {{obdobi_mesic}} → Květen (1. pád)
• {{obdobi_mesic_2}} → Května (2. pád — „Vyúčtování za Května")

Faktura a odběratel

• {{cislo_faktury}} → 2025-0042
• {{odberatel_nazev}} → Klient X s.r.o.

Automatické odeslání e-mailem

V sekci „Automatické odeslání" si můžeš zaškrtnout, že po vystavení dorazí faktura klientovi e-mailem. Tělo a předmět jsou volitelné a podporují stejné proměnné:

Předmět: Faktura {{cislo_faktury}} – {{obdobi_mesic_2}} {{obdobi_rok}}

Text:
Dobrý den,
v příloze posíláme fakturu za {{obdobi_mesic_2}} {{obdobi_rok}}.

Splatnost: 14 dní.
Děkujeme.

Pokud nevyplníš subject ani body, použije se výchozí „Faktura číslo" se stručným popisem.

Náhled příští faktury

Na detailu šablony vidíš nahoře náhled toho, co se vystaví při příštím spuštění. Renderuje se s reálnými hodnotami proměnných (datum, období, název klienta), takže rozpoznáš případnou chybu před tím, než ji klient dostane.

Číslo faktury samozřejmě v náhledu chybí (přiděluje se až při vystavení) — vidíš jen placeholder.

Ovládání šablony

Z detailu šablony můžeš:

• Upravit — všechna pole, položky i texty. Změny se projeví až v dalším běhu, již vystavené faktury se nemění.
• Spustit nyní — vystavíš okamžitě, mimo plán. Plánovaný další běh se posune dál, jak by se posunul přirozeně.
• Přeskočit příští — bez vystavení faktury posuneš nextRunAt na další naplánovaný slot. Užitečné pro „tenhle měsíc se nefakturuje, klient byl mimo".
• Pozastavit / Aktivovat — cron šablonu během pauzy přeskakuje. Hodí se na dovolenou, dočasné zrušení.
• Smazat — soft delete. Vystavené faktury i historie běhů zůstávají; šablona prostě zmizí ze seznamu.

Edge cases (29.–31. den v měsíci)

Únor nemá 30. den. Pokud je den šablony 31, v měsících s méně než 31 dny se automaticky bere poslední den. Stejně tak 29. v běžném únoru → 28.

Historie běhů

Detail šablony zobrazí posledních 20 běhů. U úspěšného běhu je rozbalitelný řádek „Kontext" — vidíš JSON s tím, co bylo dosazeno za jednotlivé proměnné. Užitečné, když se dohaduješ s klientem, proč to vyšlo „Června" a ne „Května": prostě se podíváš.

Globální audit napříč všemi šablonami: Automatizace → Audit log.

E-mailové připomínky

Druhý cron job (taky každé ráno) prochází nezaplacené faktury a posílá e-maily klientům:

• 3 dny před splatností — přátelské upozornění.
• 1 den po splatnosti — formální upomínka.

Připomínky jdou jen klientům, kteří mají vyplněný e-mail. Každá se posílá jednou (idempotentně — duplicitní upomínky cron přeskočí).