CodeespayDokumentace

Kontakty

Kdo platí, komu posíláš faktury a kde si je vede.

Vytvoření kontaktu

Otevři Kontakty → Nový kontakt. Nejrychlejší cesta:

  1. Zadej IČO (8 číslic).
  2. Klikni na „Načíst z ARES". Systém doplní název, DIČ, adresu a typ subjektu z veřejného registru.
  3. Doplň e-mail a telefon, případně přidej štítky.
  4. Ulož.

Bez IČO (zahraniční zákazník nebo fyzická osoba bez IČO) vyplň ručně. ARES funguje jen pro česká IČO.

Typ kontaktu

  • Odběratel — komu fakturuješ. Zobrazí se v autocomplete při vystavení faktury.
  • Dodavatel — od koho přijímáš faktury (eviduješ náklady). Pro evidenci nákladů.
  • Obojí — pokud klient současně něco fakturuje tobě.

Štítky (tagy)

Štítkem označuješ kontakty pro pozdější filtrování — třeba VIP, 2025-projekt-X, nezaplaceno.

V seznamu kontaktů můžeš filtrovat podle štítku a uvidíš jen vybrané kontakty. Stejné fungují i ve statistikách a v exportu.

Tip: štítky pojmenovávej krátce a konzistentně. Než vytvořit nový, podívej se, jestli už podobný neexistuje.

Výchozí hodnoty pro faktury

U každého kontaktu lze nastavit, co se má předvyplnit při vystavení faktury:

  • Splatnost (dní) — typicky 14 nebo 21. Pokud necháš prázdné, použije se globální default 14.
  • Měna — užitečné pro zahraniční klienty (EUR / USD).
  • Způsob platby — bankovní převod, hotově, kartou.
  • Výchozí text e-mailu — když na kontakt klikneš „Odeslat fakturu e-mailem", předvyplní se zpráva (lze před odesláním upravit).

Aktualizace z ARES

Když klient změní sídlo nebo se z plátce DPH stane neplátce, ARES to ví dřív než ty. Na detailu kontaktu klikni „Aktualizovat z ARES" a údaje se přepíší aktuálními daty z registru.

Pozor — přepisuje se název, DIČ, adresa a status (insolvence, nespolehlivý plátce DPH). E-mail, telefon, štítky a poznámky zůstávají zachované.

ARES má rate limit ~50 dotazů za minutu. Při hromadné aktualizaci přes cron (denní refresh starých kontaktů) se zápisy rozkládají v čase — žádné scripty masově nestřílej.

Import z CSV

Migruješ z jiného fakturačního systému? Jdi na Kontakty → Import z CSV.

Podporované sloupce v záhlaví:

  • Česky: název / nazev / jméno, ico / IČO, dic / DIČ, email / e-mail, telefon, ulice, město / mesto, psč / psc, země / zeme, typ, štítky / tagy
  • Anglicky: name, phone, street, city, zip, country, type, tags

Před zápisem uvidíš preview — kolik nových, kolik duplicit, kolik neplatných. Duplicity se detekují podle IČO a e-mailu. Můžeš vybrat:

  • Skip — duplicity přeskočit, importovat jen nové.
  • Overwrite — přepsat existující data novými z CSV.

Export

V seznamu kontaktů (po nastavení filtrů) je tlačítko Export. Stáhne CSV s aktuálním filtrem (středníkem oddělené, UTF-8 BOM — Excel ho otevře česky správně).

Sloučení duplicitních kontaktů

Pokud omylem vznikly dva záznamy téže firmy, na detailu klikni „Sloučit duplicitu". Systém najde kandidáty se shodným IČO nebo e-mailem a nabídne sloučení:

  • Survivor (zachovaný kontakt) si ponechá své údaje.
  • Faktury, opakované faktury a náklady duplikátu se přesunou na survivora.
  • Duplikát se trvale smaže.
Sloučení je nevratné. Před akcí si rozmysli, který z kontaktů má být survivor (zpravidla ten, který má víc faktur nebo aktuálnější údaje).

Statistiky kontaktu

Detail kontaktu zobrazuje:

  • Celkem vyfakturováno / zaplaceno / nezaplaceno / po splatnosti
  • Graf příjmů po letech (5 let zpět)
  • Posledních 5 faktur
  • „K vyřešení" — koncepty a faktury po splatnosti

Užitečné pro rychlou orientaci, kdo platí a kdo dluží.